PPC Romania: aprobaciones de viaje de 3 días a 30 minutos

PPC Romania, un fabricante industrial con más de 2.000 empleados, gestionaba los viajes de negocios como un proceso manual y multinivel. Una sola solicitud podía tardar hasta tres días en tramitarse — enviada por correo electrónico y hoja de cálculo entre varios aprobadores, sin una vista central de quién había aprobado qué ni de cuánto costaría.

Con esa plantilla, el coste no era solo la demora. Era que el departamento financiero no tenía visibilidad en tiempo real del gasto en viajes, unas políticas casi imposibles de aplicar de forma coherente y personal sénior perdiendo horas persiguiendo aprobaciones en lugar de hacer su trabajo. El encargo era convertir un proceso fragmentado, a velocidad de papel, en uno rápido, auditable y de autoservicio:

• Reducir aprobaciones de varios días a minutos sin eliminar el control adecuado
• Dar al departamento financiero visibilidad en tiempo real del coste de los viajes a medida que se compromete
• Codificar la política de viajes para que el cumplimiento sea automático, no manual
• Integrarse con los sistemas ERP y de RRHH existentes en lugar de duplicar datos
• Gestionar cadenas de aprobación multinivel que varían según el rol, el coste y el destino
• Sustituir la generación manual de informes y la conciliación por cuadros de mando en vivo

Construimos una plataforma web enterprise centralizada que abarca todo el ciclo de vida del viaje — solicitud, aprobación, reserva, captura de costes y conciliación — y se conecta a los sistemas que PPC ya utiliza.

Flujos de aprobación configurables. En lugar de una cadena fija, las aprobaciones se rigen por reglas: el rol, los umbrales de coste, el destino y la política deciden quién debe dar el visto bueno y en qué orden. Los viajes rutinarios y dentro de política avanzan automáticamente; solo las excepciones requieren una decisión humana — que es lo que redujo un ciclo de tres días a unos treinta minutos.

Política codificada, no aplicada a mano. La política de viajes vive en el sistema. Las solicitudes fuera de política se marcan o se bloquean en el momento del envío con un motivo claro, de modo que el cumplimiento es la vía por defecto y no una auditoría posterior.

Integración con ERP y RRHH. La plataforma lee la estructura organizativa, los centros de coste y los datos de los empleados de los sistemas de RRHH/ERP existentes a través de sus APIs, y devuelve los costes comprometidos — una única fuente de verdad, sin introducción de datos duplicada.

Visibilidad de costes en tiempo real. El departamento financiero ve el gasto en viajes a medida que se compromete, por departamento, centro de coste y periodo, en cuadros de mando en vivo — no en una hoja de cálculo de fin de mes.

Diseñada para escalar a más de 2.000 empleados. La arquitectura gestiona solicitudes concurrentes en toda la organización sin los cuellos de botella de la antigua cadena manual.

Tecnologías: React, Node.js, PostgreSQL e integraciones REST con los sistemas ERP y de RRHH del cliente.

Procesar un viaje corporativo pasó de tres días a unos 30 minutos, el 80% del flujo de trabajo quedó automatizado y los costes de viaje cayeron un 25% — con el departamento financiero ganando visibilidad total y en tiempo real del gasto.

Más allá de las cifras principales, la plataforma eliminó toda una categoría de trabajo operativo manual: se acabaron las cadenas de aprobación por correo, se acabó la conciliación en hojas de cálculo, se acabó adivinar si un viaje estaba dentro de política. Los aprobadores actúan solo sobre las excepciones que requieren criterio, los empleados gestionan por sí mismos los viajes dentro de política en minutos y el departamento financiero cierra el periodo a partir de datos en vivo.

Es un ejemplo claro de lo que hace UP2DATE: tomar un proceso operativo lento, manual y repartido entre varios sistemas y convertirlo en uno rápido, integrado y auditable.